Administrace využívání služebního vozidla zaměstnancem k soukromým účelům zahrnuje právní, daňové a provozní aspekty

Právní rámec a vnitřní předpisy

Souhlas zaměstnavatele: Zaměstnanec nesmí užívat služební vozidlo pro soukromé účely bez předchozího souhlasu zaměstnavatele. Tento souhlas může být součástí pracovní smlouvy nebo vnitřního předpisu.

Uzavření písemné dohody: Doporučuje se uzavřít písemnou dohodu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, která specifikuje podmínky užívání vozidla pro soukromé účely, včetně odpovědnosti za škody a způsobu úhrady nákladů.

Daňové aspekty

Nepeněžní příjem: Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci bezplatně služební motorové vozidlo pro služební i pro soukromé účely, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši určeného procenta vstupní ceny tohoto vozidla za každý i započatý kalendářní měsíc poskytnutí vozidla podle § 6 odst. 6 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Předmětná částka vyjadřuje určitý způsob ocenění nepeněžního zvýhodnění, který u zaměstnance podléhá zdanění.

Výše nepeněžního příjmu je stanovena na:

* 0,25 % vstupní ceny vozidla, jedná-li se o bezemisní vozidlo,

* 0,5 % vstupní ceny vozidla, jedná-li se o nízkoemisní vozidlo,

* 1 % vstupní ceny vozidla, jedná-li se o vozidlo, které není nízkoemisním ani bezemisním vozidlem.

Pro účely daní z příjmů se nízkoemisním vozidlem rozumí silniční motorové vozidlo, které je nízkoemisním vozidlem podle zákona upravujícího podporu nízkoemisních vozidel prostřednictvím zadávání veřejných zakázek a veřejných služeb v přepravě cestujících a není bezemisním vozidlem. Bezemisním vozidlem se pro účely daní z příjmů rozumí silniční motorové vozidlo, které používá jako palivo výlučně elektrickou energii nebo vodík, nebo jiné silniční motorové vozidlo, jehož provoz nemá žádné emise CO₂ (§ 21b odst. 6 a 7 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů).

Zaměstnanec se zaměstnavatelem má též možnost se domluvit na určité úplatě za poskytnutí služebního vozidla na základě ustanovení § 6 odst. 3 písm. b) zákona o daních z příjmů, podle kterého by zdanitelným příjmem byla částka rozdílu mezi oceněním dle ustanovení § 6 odst. 6 zákona o daních z příjmů a nižší sjednanou úplatou.

 V uvedené částce vstupní ceny vozidla není zahrnuta úhrada za pohonné hmoty spotřebované při soukromých cestách, které by si měl zaměstnanec hradit sám.

Pokud zaměstnanec spotřebu pohonných hmot pro soukromé jízdy zaměstnavateli neuhradí, vznikne mu další zdanitelný příjem ze závislé činnosti podle § 6 odst. 1 písm. d) zákona o daních z příjmů, který u něj musí zaměstnavatel zdanit jako každou jinou běžnou mzdu či odměnu. Při zdanění příjmu zaměstnavatel vychází z evidence kilometrů a spotřeby pohonných hmot v rámci soukromých cest.

Evidence a administrace

Evidence jízd: Zaměstnanec by měl vést evidenci jízd, která zaznamenává služební i soukromé cesty, včetně dat, tras, účelů cest a počtu ujetých kilometrů.

Automatizované systémy: Pro zjednodušení administrace lze využít GPS systémy a aplikace pro automatické zaznamenávání jízd, což usnadňuje správu a kontrolu.

Ochrana soukromí

Respektování soukromí: Zaměstnavatel musí respektovat právo zaměstnanců na soukromí a nesmí bez závažného důvodu narušovat soukromí zaměstnanců sledováním jejich pohybu.

Doporučení pro praxi

Vnitřní předpis: Vytvořte vnitřní předpis, který jasně stanoví podmínky užívání služebních vozidel pro soukromé účely, včetně odpovědnosti za škody, úhrady nákladů a pravidel evidence.

Písemné dohody: Uzavřete písemné dohody se zaměstnanci, které specifikují podmínky užívání vozidla, včetně způsobu úhrady nákladů a odpovědnosti za škody.

Automatizace procesů: Zvažte implementaci GPS systémů a aplikací pro automatické zaznamenávání jízd, což usnadní správu a kontrolu. Na trhu jsou dostupné produkty i aplikace zdarma či na vyzkoušení.

Pravidelná školení: Provádějte pravidelná školení zaměstnanců o pravidlech používání služebních vozidel a důsledcích jejich porušení.

ODBOR PODNIKATELSKÉHO PROSTŘEDÍ A OBCHODNÍHO PODNIKÁNÍ 

Podívejte se také:
Evidence jízd a využívání služebního vozidla i k soukromým účelům